Uiterlijk vier weken nadat de sollicitatieprocedure is beëindigd, met uitzondering van de gegevens van degene die in dienst genomen is. Wel kan een sollicitant toestemming geven om zijn gegevens langer te bewaren, bijvoorbeeld omdat er op een later tijdstip een mogelijk passende functie beschikbaar komt. Een termijn van maximaal een jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure is hiervoor redelijk